8 Minutes3. Juni 2020
Schluss mit To-Do Listen

Die To-Do-Liste ist eine der am weitesten verbreiteten Produktivitätstaktiken. Jahrelang hatte ich auch eine Liste mit Dutzenden von Punkten. Als ich anfing, über Produktivität zu forschen, hielt ich die Aufgabenliste für ein Muss.

“Jeder benutzt sie, also muss sie funktionieren!” Das ist es, was wir oft denken. Aber nur weil jeder etwas tut, heisst das noch lange nicht, dass es das Richtige ist. Irgendwann liefen meine To-Do-Listen aus dem Ruder. Ich konnte mit den Punkten auf meiner Liste nicht Schritt halten und begann nach Möglichkeiten zu suchen, meine Liste zu organisieren.

Ich habe einmal einen Artikel gelesen, in dem 15 Schritte für die Arbeit mit einer To-Do-Liste beschrieben wurden! Fünfzehn. Ich denke, man könnte wahrscheinlich in fünfzehn Schritten eine Rakete bauen.

Warum überkomplizieren wir die persönliche Produktivität? Warum erfinden wir ein 15-Schritte-System für etwas so Einfaches wie eine Liste? Es gibt einen besseren Weg, sein Leben zu organisieren. In diesem Artikel teile ich meine Meinung dazu.

Funktionieren die Listen?

Sicher, sie können funktionieren. Ich werde das nicht bestreiten. Es gibt auch wissenschaftliche Belege dafür, dass das Aufschreiben unerledigter Aufgaben auch die Ängste verringert. Und die To-Do-Liste wird seit Hunderten von Jahren verwendet. Offenbar hat Benjamin Franklin sie auch benutzt.

Ich bin nicht gegen das Aufschreiben von Dingen. Ich führe sogar die ganze Zeit Tagebuch. Aber das Problem mit To-Do-Listen ist, dass sie oft überlebensgroß werden. Und ich spreche hier nicht von einer Einkaufsliste. Ich benutze sie auch.

Die Sache ist die, dass große To-Do-Listen deine Arbeit nur noch komplizierter machen. Deshalb verwende ich sie in meiner Arbeitsroutine überhaupt nicht. Meine Regel ist einfach: Wenn ich eine To-Do-Liste brauche, um zu funktionieren, habe ich mein Leben nicht unter Kontrolle.

Und ich habe seit Jahren keine benutzt. Ich glaube, dass dein Leben und deine Arbeit so einfach sein sollten, dass du jeden Tag die gleichen Aufgaben wiederholen und gut leben kannst.

Wenn du eine To-Do-Liste für die Millionen Dinge in deinem Leben brauchst, hast du schon einmal darüber nachgedacht, ob du diese Dinge tatsächlich tun musst? Oder bist du ohne einen bestimmten Grund beschäftigt? Eine meiner Inspirationen, keine To-Do-Liste mehr zu verwenden, ist Peter Drucker, der Autor von The Effective Executive (eines der besten Produktivitätsbücher, die ich je gelesen habe).

Wenn ich zu sehr mit Dingen beschäftigt bin, die ich nicht tun sollte, erinnere ich mich an sein klassisches Zitat:

“Nichts ist so nutzlos, wie effizient das zu tun, was überhaupt nicht getan werden sollte.

Wie ich To-Do-Listen vermeide

Eine To-Do-Liste macht es dir leicht, deinem Leben immer wieder neue Dinge hinzuzufügen. Aber wie Drucker sagt, ist es sinnlos, Dinge zu tun, die man nicht tun sollte. Ein anderer berühmter Denker, Thomas A. Edison, unterstrich diesen Punkt noch besser:

“Beschäftigt sein bedeutet nicht immer wirkliche Arbeit. Das Ziel aller Arbeit ist Produktion oder Vollendung, und zu jedem dieser Ziele muss es Voraussicht, System, Planung, Intelligenz und ehrliche Absicht sowie Transpiration geben. Scheinbar zu tun ist nicht tun”.

Wenn du deine To-Do-Liste loswerden willst, verlasse dich auf Prinzipien statt auf Taktiken. Erinner dich immer daran, warum du deine Arbeit machst. Was willst du erreichen? Hier sind ein paar dieser Produktivitätsprinzipien, die mein Leben einfach halten:

  • Tu es jetzt – Wenn du auf eine kleine Aufgabe triffst, die in weniger als 5 Minuten erledigt ist, erledige sie einfach. Denke daran, Rechnungen zu bezahlen, Anrufe zu beantworten oder zu tätigen, E-Mails zu versenden, Notwendigkeiten online zu bestellen, auf dem Heimweg etwas abzuholen usw.
  • Setze Prioritäten – wenn du von der Menge der Arbeit, die du auf deinem Teller hast, überwältigt bist, halte inne und überdenke deine Arbeitsweise. Ich möchte, dass meine Arbeit einfach ist. Ich möchte meinen Tag nicht mit zu viel Arbeit ausfüllen, so dass ich bis 16 Uhr völlig ausgelaugt bin.
  • Alles systematisieren – Arbeitest du an einem Buch? Schreibe jeden Tag gleich morgens als erstes. Willst du dein Zuhause umgestalten? Verbringe einen ganzen Samstag damit. Willst du in Form kommen? Wähle eine Trainingsroutine und bleiben dabei.
  • Setze 3-4 tägliche Prioritäten – Jeden Abend schaue ich mir meine Ziele und Projekte an. Auf der Grundlage dessen, was zu tun ist, setze ich 3-4 Prioritäten für den nächsten Tag. Man könnte dies als eine To-Do-Liste betrachten. Aber ich notiere die Prioritäten einfach auf einem Post-it oder in meinem Notizbuch. Am Ende des Tages sind diese Aufgaben erledigt und weg.
    Schreibe es in den Kalender – ich verwende keine Aufgabenlisten-Anwendungen. Stattdessen schreibe ich wichtige Aufgaben in meinen Kalender.

Wie du sehen kannst, ist dies eine Lebensweise. Sie ist nicht für jeden geeignet. Aber wenn du regelmäßig mit deinen Aufgabenlisten für die Arbeit überhäuft wirst, solltest du in Betracht ziehen, sie wegzuwerfen. Oder sieh es als einen Weckruf, deine Arbeit zu überdenken. Die meisten von uns können auch ohne Liste arbeiten.

Ich verstehe, warum man die Aufgabenliste vor hundert Jahren benutzt hat. Sie war ihre beste Alternative. Damals konnte man sein Leben mit Hilfe der Technik nicht so systematisieren, wie man es heute kann.

Die Wahrheit ist, dass eine To-Do-Liste eine alte Technologie ist. Wir haben das Fax, die VHS-Kassetten, die alten Einwahlmodems und Hunderte von anderen Dingen weggeworfen, die uns nicht mehr dienen.

Warum machen wir nicht dasselbe mit den To-Do-Listen?